Internes Praxisbeispiel · 123Support GmbH
Sechs bis acht Stunden pro Woche für das Abtippen
So war es bei uns im Haus, bis ich es selbst umgebaut habe. Heute ist es höchstens eine Stunde. Hier steht, wie der Ablauf funktioniert, wie sich die Zahlen rechnen, was er gekostet hat und an welchen Stellen es nicht funktioniert hat.
Mehr als 30 Jahre IT- und Projekterfahrung · eigene KI-Entwicklung aus der Praxis · ITIL Foundation zertifiziert · 123Support GmbH, Nürnberg
01 / Wie es vorher war
Jede Rechnung zweimal gelesen, einmal abgetippt.
Der Ablauf war nicht schlecht organisiert. Er war einfach von Hand. Und von Hand skaliert nicht.
- Rechnungen kamen per E-Mail als PDF, manche im Anhang, manche als Link, einzelne noch auf Papier.
- Jede wurde geöffnet, gelesen, die Zahlen in Lexware Office übertragen: Lieferant, Datum, Nummer, Netto, Steuersatz, Konto.
- Bei abweichenden Layouts dauerte es länger. Jeder Lieferant baut sein Formular anders.
- Zahlendreher fielen erst bei der Kontenabstimmung auf, also Wochen später und mit doppeltem Aufwand.
- Die Arbeit ließ sich nicht abgeben. Wer sie übernehmen sollte, musste erst wissen, wie gebucht wird.
02 / Wie der Ablauf heute funktioniert
Die KI liest vor. Freigegeben wird von Hand.
Das ist der entscheidende Punkt: Es bucht niemand automatisch. Die Maschine bereitet vor, ein Mensch prüft und gibt frei. Genau diese Aufteilung macht den Unterschied zwischen einer Hilfe und einem Risiko.
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Eingang einsammeln
Ein eigenes Postfach nimmt die Rechnungen entgegen. Anhänge werden abgelegt, Dubletten erkannt, Papierbelege kommen gescannt dazu. Was kein Beleg ist, wird aussortiert und landet trotzdem in einer Liste, damit nichts unbemerkt verschwindet.
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Daten auslesen
Die KI liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze aus dem PDF. Sie ordnet den Lieferanten einem vorhandenen Stammdatensatz zu, wenn sie ihn erkennt. Jedes Feld bekommt eine Kennzeichnung, wie sicher der Wert ist.
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Prüfen und freigeben
Ich sehe eine Liste mit den ausgelesenen Werten neben dem Beleg. Unsichere Felder sind markiert. Ich korrigiere, was falsch ist, und gebe frei. Das ist der Teil, der die eine Stunde ausmacht.
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Import nach Lexware Office
Erst nach der Freigabe geht der Datensatz nach Lexware Office. Fehlgeschlagene Importe bleiben in der Liste stehen und werden gemeldet, statt still zu verschwinden. Das ist der Teil, der beim ersten Versuch am wenigsten funktioniert hat.
03 / Die Rechnung dahinter
Von sechs bis acht Stunden auf höchstens eine Stunde pro Woche.
Das ist gerechnet, nicht mit der Stoppuhr gemessen. Grundlage ist der Aufwand je Beleg: aus der E-Mail heraussuchen oder scannen, öffnen, lesen, die Zahlen übertragen. Zusammen rund zehn Minuten.
- Rund zehn Minuten je Beleg, das sind sechs Belege pro Stunde.
- Bei uns kommen 36 bis 48 Belege pro Woche zusammen, also 156 bis 208 im Monat.
- Vorher: sechs bis acht Stunden pro Woche allein für das Erfassen.
- Nachher: höchstens eine Stunde pro Woche für Prüfen und Freigeben. Der Rest läuft vorbereitend.
- Bei wiederkehrenden Lieferanten mit gleichbleibendem Layout muss ich fast nie korrigieren.
- Bei unbekannten Layouts liegt meist ein Feld daneben, am häufigsten der Steuersatz bei gemischten Positionen.
- Fehler fallen jetzt beim Freigeben auf, nicht erst bei der Kontenabstimmung. Das spart die Nacharbeit, die vorher nicht einmal mitgezählt wurde.
- Die Arbeit ist abgebbar geworden. Prüfen und Freigeben kann jemand, der nicht buchhalterisch ausgebildet ist.
Die Zeitersparnis war nicht der eigentliche Gewinn. Der eigentliche Gewinn war, dass die Fehler früher auffallen und dass die Arbeit nicht mehr an einer einzigen Person hängt.
04 / Was nicht funktioniert hat
Drei Dinge, die ich zweimal bauen musste.
Das gehört in jede ehrliche Darstellung. Wer Ihnen einen solchen Ablauf ohne Stolpersteine beschreibt, hat ihn nicht selbst gebaut.
- Der erste Import nach Lexware Office schluckte Fehler. Wenn ein Datensatz nicht ankam, stand er nirgends. Ich habe es neu gebaut: Jeder fehlgeschlagene Import bleibt sichtbar in der Liste, bis er erledigt ist.
- Die Erkennung war anfangs zu selbstsicher. Sie lieferte auch dort einen Wert, wo sie raten musste, und das fiel nicht auf. Heute bekommt jedes Feld eine Sicherheitskennzeichnung, und Unsicheres wird hervorgehoben.
- Gutschriften und Teilrechnungen habe ich zuerst vergessen. Sie kamen selten vor, aber wenn, dann falsch. Solche Sonderfälle entscheiden darüber, ob ein Ablauf im Alltag trägt. Deshalb frage ich im Wirtschaftlichkeitscheck immer zuerst danach.
- Was bis heute nicht automatisch geht: die Kontierung bei neuen Lieferanten. Die mache ich weiterhin selbst. Ein Vorschlag wäre möglich, aber der Nutzen rechtfertigt den Aufwand bei unserer Anzahl nicht.
05 / Übertragbarkeit
Wann das bei Ihnen ähnlich laufen könnte. Und wann nicht.
Dieses Ergebnis ist meines, nicht Ihres. Ob es sich bei Ihnen rechnet, hängt an Menge, Vielfalt und Datenqualität. Genau das prüft der KI-Wirtschaftlichkeitscheck.
Ähnliche Ausgangslage, wenn
- Rechnungen überwiegend als PDF per E-Mail kommen und nicht als Papierstapel.
- sich ein Großteil auf eine überschaubare Zahl wiederkehrender Lieferanten verteilt.
- Sie ein Buchhaltungssystem einsetzen, das einen Import erlaubt, etwa Lexware Office, DATEV oder eine Warenwirtschaft mit Schnittstelle.
- die Kontierungsregeln im Haus bekannt und einigermaßen stabil sind.
Eher nicht, wenn
- Sie weniger als etwa 50 Rechnungen im Monat haben. Dann steht der Aufwand in keinem Verhältnis.
- fast jede Rechnung von einem anderen Lieferanten kommt und kein Layout sich wiederholt.
- ein großer Teil auf Papier ankommt und niemand scannt.
- die Kontierung bei Ihnen jedes Mal eine fachliche Einzelfallentscheidung ist.
06 / Wer das gebaut hat
KI-Strategieberater mit mehr als 30 Jahren IT-Erfahrung
Thomas Dillmann
Geschäftsführer der 123Support GmbH, Nürnberg
Diesen Ablauf habe ich selbst gebaut, für den eigenen Betrieb, nicht als Vorzeigeprojekt. Deshalb kenne ich die Stellen, an denen so etwas im Alltag hängen bleibt, und nicht nur die Folie, auf der alles funktioniert.
Ich arbeite seit mehr als 30 Jahren in der IT: als Projektleiter, im IT-Management und bei Rollouts in gewachsenen Betrieben. Ich bin ITIL Foundation zertifiziert.
Wenn Sie wissen wollen, ob sich ein solcher Ablauf bei Ihnen rechnet, ist der KI-Wirtschaftlichkeitscheck der nächste Schritt. Davor steht eine kostenlose Vorbesprechung von 30 Minuten.
07 / Häufige Fragen
Was Interessenten dazu fragen
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Sie liest aus und bereitet vor. Der Import nach Lexware Office passiert erst nach einer Freigabe von Hand. Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine bewusste Entscheidung: Bei Belegen, die in die Buchhaltung gehen, gehört die letzte Entscheidung zu einem Menschen.
Wie zuverlässig liest die Erkennung?
Bei wiederkehrenden Lieferanten mit gleichbleibendem Layout musste ich fast nie korrigieren. Bei unbekannten Layouts lag meist ein Feld daneben, am häufigsten der Steuersatz bei gemischten Positionen. Ich nenne bewusst keine Prozentzahl: Sie hinge an meinem Belegmix und wäre für Ihren Betrieb nicht aussagekräftig.
Was hat die Umsetzung gekostet?
Bei mir war es eigene Entwicklungszeit. Für einen vergleichbaren Ablauf im Kundenauftrag liegt ein abgegrenzter Pilot bei ab 5.800 € netto, die Produktivsetzung bei ab 3.600 € netto. Dazu kommen laufende Kosten für Verbrauch und Betrieb. Die Zahlen stehen auf der Preisseite.
Geht das auch mit DATEV statt Lexware Office?
Der Teil, der die Daten aus dem Beleg liest, ist vom Zielsystem unabhängig. Der Import hängt daran, welche Schnittstelle Ihr System anbietet und welche Felder es erwartet. Was in Ihrem Fall möglich ist, gehört zu den ersten Dingen, die ich im Wirtschaftlichkeitscheck prüfe.
Was passiert mit den Rechnungsdaten?
In meinem eigenen Ablauf bleiben die Belege in meiner Umgebung, verarbeitet wird nur, was für das Auslesen nötig ist. Wie das bei Ihnen aussehen müsste, hängt von Ihren Anforderungen ab und gehört in die Planung, nicht in einen Anhang am Ende. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Kann ich mir das ansehen?
In der kostenlosen Vorbesprechung zeige ich Ihnen den Ablauf, wenn es zu Ihrer Frage passt. Sinnvoller ist meist, wir sprechen zuerst über Ihren eigenen Rechnungseingang: wie viele Belege, welche Lieferanten, welches Buchhaltungssystem.
Wie viele Rechnungen tippen Sie im Monat ab?
Nennen Sie mir die Zahl, die beteiligten Systeme und wie viel Zeit es heute kostet. Zur Einordnung: Bei uns sind es 36 bis 48 Belege pro Woche. Danach sage ich Ihnen, ob sich eine genauere Prüfung lohnt. Wenn nicht, sage ich das auch. Die Vorbesprechung dauert 30 Minuten und kostet nichts.