KI-Strategieberatung für KMU
Wo sich KI lohnt. Und wo nicht.
Ich helfe Ihnen zu entscheiden, wo Künstliche Intelligenz in Ihrem Betrieb wirtschaftlich sinnvoll ist, und begleite die Umsetzung bis in den Arbeitsalltag. Sie bekommen eine klare Entscheidungsgrundlage: was es bringt, was es kostet und wie es sich umsetzen lässt.
Mehr als 30 Jahre IT- und Projekterfahrung · eigene KI-Entwicklung aus der Praxis · ITIL Foundation zertifiziert · 123Support GmbH, Nürnberg
01 / Die Ausgangslage
Ihre Mitarbeiter verbringen halbe Tage mit Abtippen und Suchen.
Im Tagesgeschäft fehlt die Zeit. Und es fehlt eine klare Einschätzung, welche KI-Anwendungen tatsächlich helfen und ihren Aufwand rechtfertigen.
- Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben binden Arbeitszeit, die an anderer Stelle fehlt.
- Informationen liegen verteilt in Dokumenten, Ordnern und Anwendungen. Das Suchen dauert länger als das Bearbeiten.
- Erfahrene Mitarbeiter beantworten immer wieder dieselben Fragen.
- Jeder will ein Tool verkaufen. Niemand rechnet vor, ob es sich für Ihren Betrieb lohnt.
- Mitarbeiter nutzen KI-Chats auf eigene Faust. Niemand weiß genau, welche Firmendaten dabei wohin gehen.
02 / Das Ziel
Weniger Routinearbeit. Mehr Zeit für Kunden und für die Aufgaben, bei denen Erfahrung zählt.
Konzerne haben KI-Abteilungen, die vorher rechnen und Fehlversuche wegstecken. Ein Betrieb mit 40 Mitarbeitern trägt dasselbe Risiko allein. Deshalb rechne ich vorher, mit Ihnen und für Ihren Betrieb.
- Wiederkehrende Büroaufgaben kommen vorbereitet auf den Tisch. Ihre Mitarbeiter prüfen und geben frei.
- Firmenwissen ist schneller verfügbar, mit Angabe der Quelle.
- Sie wissen vor der Investition, welche Abläufe sich lohnen. Und welche nicht.
- Beispielrechnung, kein gemessenes Kundenergebnis: 800 Rechnungen im Monat, 3 statt 10 Minuten je Rechnung. Rechnerisch sind das 93,3 Stunden im Monat. Was davon tatsächlich ankommt, wird im Pilot gemessen.
Mein eigener Rechnungseingang hat früher einen Arbeitstag pro Woche gekostet. Heute ist es eine Stunde. Dafür habe ich einen KI-Agenten gebaut, der die Rechnungen aus den E-Mails ausliest und in Lexware Office importiert.
03 / So gehe ich vor
Erst rechnen, dann automatisieren.
Vier Schritte. Nach jedem halten Sie ein Ergebnis in der Hand und entscheiden, ob es weitergeht.
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Abläufe aufnehmen und Aufwand messen
Wir sehen uns drei bis fünf wiederkehrende Abläufe an: wie oft sie vorkommen, wie lange sie heute dauern und wo Rückfragen, Korrekturen und Sonderfälle entstehen.
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Wirtschaftlichkeit prüfen
Zuerst prüfe ich, was Ihre vorhandenen Systeme bereits können. Dann rechne ich Nutzen, Einführungs- und Betriebskosten und Risiken mit offen gelegten Annahmen. Auch ein begründetes „Hier lohnt sich KI nicht“ ist ein Ergebnis, mit dem Sie arbeiten können.
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Einen Ablauf im Pilot testen
Für den besten Kandidaten legen wir messbare Ziele fest und setzen ihn in abgegrenztem Rahmen um. Verglichen werden Zeitaufwand, Ergebnisqualität, Nacharbeit und Kosten.
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Einführen und begleiten
Die Lösung kommt in Ihre vorhandenen Abläufe, Mitarbeiter werden eingewiesen, Zuständigkeiten festgelegt. Danach begleite ich den Betrieb, so lange Sie es brauchen.
04 / Ihr Ansprechpartner
Mehr als 30 Jahre IT-Erfahrung, verbunden mit praktischer KI-Entwicklung.
Thomas Dillmann
KI-Strategieberater · Geschäftsführer der 123Support GmbH, Nürnberg
Ich arbeite seit mehr als 30 Jahren in der IT: als Projektleiter, im IT-Management und bei Rollouts in gewachsenen Betrieben. Dazu kommt die eigene Entwicklung von KI-Anwendungen, die bei uns im Haus täglich laufen.
Deshalb sehe ich mir nicht nur an, was technisch möglich ist, sondern auch, was zu Ihren bestehenden Systemen, zu Ihren Abläufen und zu den Menschen passt, die damit arbeiten. Ich bin ITIL Foundation zertifiziert und bleibe vom ersten Gespräch bis zur Einführung Ihr persönlicher Ansprechpartner.
05 / Leistungen
KI-Strategieberatung für KMU in vier Bausteinen
Sie können mit jedem Baustein einsteigen, und jeder endet mit einem Ergebnis, das Sie in der Hand halten. Datenschutz, Zugriffsrechte und menschliche Freigaben gehören dabei von Anfang an zur Planung.
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KI-Potenzialcheck
Drei bis fünf Abläufe untersucht, Aufwand erfasst und bewertet, wo sich der Einsatz lohnt. Sie bekommen eine priorisierte Empfehlung mit nachvollziehbarer Nutzenrechnung, geschätzten Einführungs- und Betriebskosten und einem konkreten Umsetzungsplan. Auch ein begründetes Nein ist ein verwertbares Ergebnis.
Ergebnis: Ihre Entscheidungsgrundlage
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KI-Pilot
Ein abgegrenzter Anwendungsfall wird umgesetzt und mit dem bisherigen Vorgehen verglichen: Zeitaufwand, Ergebnisqualität, Nacharbeit und Kosten. So sehen Sie an echten Zahlen, was die Lösung in Ihrem Betrieb bringt.
Ergebnis: gemessener Vergleich
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Einführung und Begleitung
Die Lösung wird in Ihre vorhandenen Abläufe integriert, Ihre Mitarbeiter werden eingewiesen und Zuständigkeiten werden festgelegt. Damit die Lösung im Alltag ankommt und nicht als Testballon endet.
Ergebnis: Lösung im Arbeitsalltag
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Laufende Betreuung
Funktion, Kosten und Fehler werden überwacht, die Lösung wird bei Bedarf angepasst. Auf Wunsch dauerhaft, damit sich niemand bei Ihnen nebenher darum kümmern muss.
Ergebnis: verlässlicher Betrieb
Umfang, Dauer und Preis legen wir vor der Beauftragung gemeinsam fest. Die Vorbesprechung kostet nichts.
06 / Anwendungsbeispiele
Wo KI im Alltag kleiner Betriebe ansetzt
Drei Bereiche, in denen sich der Aufwand häufig lohnt. Welche davon zu Ihrem Betrieb passen, zeigt der Potenzialcheck.
- Verwaltung: Rechnungs- und Bestelldaten werden ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet. Die Freigabe bleibt bei Ihren Mitarbeitern.
- Firmenwissen: Informationen aus Handbüchern, Verträgen und internen Unterlagen werden auffindbar, mit Angabe der Quelle.
- Vertrieb: Angebotsinformationen werden aus vorhandenen Unterlagen zusammengestellt, damit ein Angebot schneller beim Kunden ist.
- Voraussetzung ist überall dieselbe: geeignete und aktuelle Unterlagen, passende Zugriffsrechte und ein klarer Umgang mit fehlenden oder widersprüchlichen Informationen. Je nach Aufgabe bleibt eine fachliche Prüfung nötig.
07 / Passt das zu Ihnen?
Für wen ich der richtige Partner bin. Und für wen nicht.
Ehrlich vorab spart beiden Seiten Zeit.
Das passt, wenn
- Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen führen oder dort Verwaltung, Buchhaltung, Betrieb, Service oder IT verantworten.
- bei Ihnen viel von Hand erfasst, gesucht oder immer wieder gleich beantwortet wird.
- Sie vor der Investition wissen wollen, was sie bringt und was sie kostet.
- Sie Mitarbeiter für einige Gespräche und für den Pilot freistellen können.
Das passt nicht, wenn
- Sie ein Werkzeug von der Stange suchen, ohne Ihre Abläufe anzusehen.
- Sie einen garantierten ROI oder eine pauschale Erfolgszusage erwarten.
- Sie Rechtsberatung oder eine Compliance-Zertifizierung brauchen.
- bei der Einführung niemand aus Ihrem Team mitwirken kann.
08 / Häufige Fragen
Was Kunden vorher wissen wollen
Lohnt sich das für einen Betrieb unserer Größe überhaupt?
Genau das klärt der Potenzialcheck, bevor größeres Geld fließt. Ich nehme drei bis fünf Abläufe auf, erfasse den Aufwand und rechne Nutzen und Kosten mit offen gelegten Annahmen. Erst danach fällt eine Entscheidung.
Und wenn sich KI bei uns nicht lohnt?
Dann sage ich Ihnen das, mit Begründung und Zahlen. Ein belegtes Nein spart Ihnen mehr Geld als ein Projekt, das den Aufwand nie einspielt. Häufig zeigt der Check nebenbei, welche Funktionen Ihre vorhandenen Systeme schon mitbringen.
Was passiert mit unseren Firmendaten?
Datenschutz, Zugriffsrechte und menschliche Freigaben gehören von Anfang an zur Planung, nicht erst zur Abnahme. Verarbeitet wird nur, was Sie freigeben. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Nicht unbedingt. Ich prüfe zuerst, welche Funktionen Ihre vorhandenen Systeme bereits bieten. Erst dann bewerte ich, wo zusätzliche KI-Unterstützung sinnvoll ist und was sie im Betrieb kostet.
Wie viel Zeit kostet uns das?
Auf Ihrer Seite braucht es je nach Umfang einen Workshop von einigen Stunden oder pro Ablauf ein Gespräch mit den Mitarbeitern, die ihn heute machen, dazu Zugang zu den nötigen Daten. Bewertung, Koordination der Umsetzung und Erfolgsmessung übernehme ich.
Was kostet die Beratung?
Eine KI-Beratung für KMU gibt es nicht von der Stange, deshalb hängt der Preis vom Umfang ab. Umfang, Dauer und Preis legen wir vor der Beauftragung fest, damit Sie wissen, woran Sie sind. Die Vorbesprechung ist kostenlos.
Was passiert in der Vorbesprechung?
Sie schildern mir Ihre Abläufe. Ich gebe Ihnen eine erste Einschätzung, welche davon sich für KI eignen, und sage Ihnen, was Ihre vorhandenen Systeme dafür schon mitbringen. Danach wissen Sie, ob sich ein genauerer Blick lohnt.
Welcher Ablauf kostet Sie jede Woche am meisten Zeit?
Jede Woche ohne Entscheidung kostet dieselbe Handarbeit noch einmal. In meinem eigenen Rechnungseingang war das ein Arbeitstag pro Woche. Die Vorbesprechung kostet nichts, und danach wissen Sie, ob sich ein genauerer Blick lohnt. Den Termin wählen Sie selbst.