Wo sich KI lohnt. Und wo nicht.
Wirtschaftliche KI-Automatisierung für Büroprozesse in KMU
Ich prüfe, wo sich KI-Automatisierung für KMU wirklich rechnet, und begleite die Umsetzung pragmatisch von der Analyse bis zur Einführung. Bevor neue Software angeschafft wird, prüfe ich, was mit Ihren vorhandenen Systemen bereits möglich ist.
Vorbesprechung: 20 Minuten · 59 € netto
Ausbildung zum Programmierer für Datenbanken und Datenkommunikationstechnik, 1991 · mehr als 30 Jahre IT- und Projekterfahrung · eigene KI-Entwicklung aus der Praxis · ITIL Foundation zertifiziert · 123Support GmbH, Nürnberg
01 / Die Ausgangslage
Ihre Mitarbeiter verbringen halbe Tage mit Abtippen und Suchen.
Im Tagesgeschäft fehlt die Zeit. Und es fehlt eine klare Einschätzung, welche KI-Anwendungen tatsächlich helfen und ihren Aufwand rechtfertigen.
- Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben binden Arbeitszeit, die an anderer Stelle fehlt.
- Informationen liegen verteilt in Dokumenten, Ordnern und Anwendungen. Das Suchen dauert länger als das Bearbeiten.
- Erfahrene Mitarbeiter beantworten immer wieder dieselben Fragen.
- Jeder will ein Tool verkaufen. Niemand rechnet vor, ob es sich für Ihren Betrieb lohnt.
- Mitarbeiter nutzen KI-Chats auf eigene Faust. Niemand weiß genau, welche Firmendaten dabei wohin gehen.
02 / Das Ziel
Weniger Routinearbeit. Mehr Zeit für Kunden und für die Aufgaben, bei denen Erfahrung zählt.
Konzerne haben KI-Abteilungen, die vorher rechnen und Fehlversuche wegstecken. Ein Betrieb mit 40 Mitarbeitern trägt dasselbe Risiko allein. Deshalb rechne ich vorher, mit Ihnen und für Ihren Betrieb.
- Wiederkehrende Büroaufgaben kommen vorbereitet auf den Tisch. Ihre Mitarbeiter prüfen und geben frei.
- Firmenwissen ist schneller verfügbar, mit Angabe der Quelle.
- Sie wissen vor der Investition, welche Abläufe sich lohnen. Und welche nicht.
- Beispielrechnung, kein gemessenes Kundenergebnis: 800 Rechnungen im Monat, 3 statt 10 Minuten je Rechnung. Rechnerisch sind das 93,3 Stunden im Monat. Was davon tatsächlich ankommt, wird im Pilot gemessen.
Mein eigener Rechnungseingang hat früher sechs bis acht Stunden pro Woche gekostet, und zwar allein für das Zusammensuchen der Belege aus Postfach und Scans. Heute macht das ein Agent, den ich selbst gebaut habe. Das Auslesen und Zuordnen kann Lexware Office ohnehin, das musste ich nicht nachbauen.
03 / So gehe ich vor
Erst rechnen, dann automatisieren.
Vier Schritte. Nach jedem halten Sie ein Ergebnis in der Hand und entscheiden, ob es weitergeht. Nicht jeder Ablauf sollte automatisiert werden: Wenn Datenqualität, Volumen, Aufwand oder Nutzen nicht zusammenpassen, empfehle ich keine Umsetzung.
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Abläufe aufnehmen und Aufwand messen
Wir sehen uns bis zu drei wiederkehrende Abläufe an: wie oft sie vorkommen, wie lange sie heute dauern und wo Rückfragen, Korrekturen und Sonderfälle entstehen.
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Wirtschaftlichkeit prüfen
Zuerst prüfe ich, was Ihre vorhandenen Systeme bereits können. Dann rechne ich Nutzen, Einführungs- und Betriebskosten und Risiken mit offen gelegten Annahmen. Auch ein begründetes „Hier lohnt sich KI nicht“ ist ein Ergebnis, mit dem Sie arbeiten können.
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Einen Ablauf im Pilot testen
Für den besten Kandidaten legen wir messbare Ziele fest und setzen ihn mit Testdaten in abgegrenztem Rahmen um. Verglichen werden Zeitaufwand, Ergebnisqualität, Nacharbeit und Kosten. Der Pilot zeigt, ob ein Ablauf technisch und wirtschaftlich funktioniert.
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Produktiv setzen und begleiten
Die Produktivsetzung bringt die Lösung mit Berechtigungen, Fehlerbehandlung, Dokumentation und Einweisung in den Arbeitsalltag. Danach begleite ich den Betrieb, so lange Sie es brauchen.
04 / Ihr Ansprechpartner
KI-Strategieberater, ausgebildeter Programmierer und seit über 30 Jahren in der IT
Thomas Dillmann
Geschäftsführer der 123Support GmbH, Nürnberg
1991 habe ich an der Schule für Informations- und Kommunikationstechnik meine Ausbildung als Programmierer für Datenbanken und Datenkommunikationstechnik absolviert. Darauf baut meine praktische Erfahrung aus mehr als 30 Jahren in der IT auf: als Projektleiter, im IT-Management und bei Rollouts in gewachsenen Betrieben.
Als KI-Strategieberater verbinde ich Prozessanalyse, Wirtschaftlichkeitsprüfung und praktische Umsetzung. Ich entwickle selbst KI-Anwendungen und Automatisierungen und prüfe vor jeder Umsetzung, ob Aufwand, Nutzen und Risiko zusammenpassen. Dazu kommt die eigene Entwicklung von KI-Anwendungen, die bei uns im Haus täglich laufen.
Deshalb sehe ich mir nicht nur an, was technisch möglich ist, sondern auch, was zu Ihren bestehenden Systemen, zu Ihren Abläufen und zu den Menschen passt, die damit arbeiten. Ich bin ITIL Foundation zertifiziert und bleibe vom ersten Gespräch bis zur Einführung Ihr persönlicher Ansprechpartner.
Ich komme zu Ihnen in den Betrieb, wenn es aufs Zusehen ankommt. Vorbesprechung, Bewertung und Umsetzung laufen per Videokonferenz. Bis 30 Kilometer ab Nürnberg berechne ich keine Anfahrt, alles Weitere sprechen wir vorher ab. Mehr dazu auf der Seite KI-Beratung Nürnberg.
05 / Kundenstimmen
Was Kunden danach sagen
Zwei Rezensionen aus dem Google-Profil der 123Support GmbH, im Wortlaut. Beide erwähnen etwas, das ich ihnen nicht verkauft habe.
★★★★★
Ich hatte mit einem typischen Berater gerechnet, der einem am Ende ein Paket verkaufen will. War nicht so. Herr Dillmann hat sich in Ruhe angeschaut, wie wir arbeiten, und ein paar Sachen auch gleich wieder gestrichen, weil sie sich für uns nicht rechnen. Umgesetzt haben wir u.a. die Angebotserstellung. Die ging vorher ewig, jetzt sind es wesentlich weniger Stunden pro Woche. Kann ich empfehlen.
Couch1 Google-Rezension · 29. September 2026 ★★★★★
Ehrlich gesagt dachte ich, KI ist was für Konzerne und nicht für ein Restaurant. Herr Dillmann war einen Abend bei uns und hat sich angeschaut, wie wir arbeiten. Er hat klar gesagt, was Sinn macht und was nicht. Bei der Kasse meinte er sogar, lasst die so. Hätte ich nicht erwartet, dass einer mal was nicht verkaufen will
Deutsches HausRestaurant Google-Rezension · 29. September 2026
Übernommen aus dem Google-Unternehmensprofil der 123Support GmbH, ungekürzt und unverändert. Google prüft nicht, ob Rezensenten tatsächlich Kunden sind. Beide Rezensionen stammen von Betrieben, für die ich gearbeitet habe.
Alle Rezensionen bei Google06 / Leistungen und Preise
KI-Strategieberatung für KMU in fünf Stufen
Für inhabergeführte Betriebe im Mittelstand mit wiederkehrender Büroarbeit, Dokumenten, Rechnungen, Angebotsdaten oder interner Informationssuche. Die Zusammenarbeit beginnt nicht mit einer großen KI-Einführung, sondern mit einer wirtschaftlichen Prüfung. Erst wenn ein Ablauf geeignet ist, folgt ein abgegrenzter Pilot. Die Produktivsetzung erfolgt separat, wenn der Pilot im Alltag sinnvoll nutzbar ist. Datenschutz, Zugriffsrechte und menschliche Freigaben gehören von Anfang an zur Planung.
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Vorbesprechung
20 Minuten zur ersten Einordnung. Sie schildern mir einen konkreten Ablauf, ich sage Ihnen, ob er sich für eine genauere Prüfung eignet und was Ihre vorhandenen Systeme dafür schon mitbringen. Ergebnis: Sie wissen, ob sich der nächste Schritt lohnt.
59 € netto
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KI-Wirtschaftlichkeitscheck
Ein KI-Wirtschaftlichkeitscheck ist eine Vorabprüfung, bei der bis zu drei wiederkehrende Abläufe aufgenommen, ihr heutiger Aufwand gemessen und Nutzen, Einführungs- und Betriebskosten mit offen gelegten Annahmen gegengerechnet werden. Ich erfasse dabei auch die Systemumgebung und priorisiere die sinnvollsten nächsten Schritte. Enthalten sind bis zu drei Interviews und ein Ergebnisgespräch. Ergebnis: eine kompakte Entscheidungsgrundlage, welche Abläufe sich eignen, welcher Nutzen realistisch ist, welche Kosten entstehen können und ob ein Pilot sinnvoll ist. Auch ein begründetes Nein ist ein verwertbares Ergebnis.
2.400 € netto
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KI-Pilot
Ein abgegrenzter Ablauf wird mit Testdaten umgesetzt und mit dem bisherigen Vorgehen verglichen: Zeitaufwand, Ergebnisqualität, Nacharbeit und Kosten. Ergebnis: ein gemessener Vorher-Nachher-Vergleich aus Ihrem Betrieb.
ab 5.800 € netto
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Produktivsetzung
Berechtigungen, Fehlerbehandlung, Dokumentation, Einweisung und Abnahme. Die Lösung kommt in Ihre vorhandenen Abläufe, Zuständigkeiten werden festgelegt. Ergebnis: die Lösung ist im Arbeitsalltag nutzbar und endet nicht als Testballon.
zusätzlich ab 3.600 € netto
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Laufende Betreuung
Kontrolle, Support und kleinere Anpassungen im vereinbarten Kontingent. Funktion, Kosten und Fehler werden überwacht, damit sich niemand bei Ihnen nebenher darum kümmern muss. Monatlich, zum Monatsende kündbar, ohne Mindestlaufzeit. Ergebnis: verlässlicher Betrieb.
ab 490 €/Monat netto
Orientierungswerte. Verbindlich wird der Preis, wenn der Umfang feststeht. Hosting, Lizenzen, API-Verbrauch und Fremdkosten werden separat ausgewiesen. Komplexe Schnittstellen, schwierige Datenbestände oder umfangreiche Berechtigungen kalkuliere ich vorab gesondert. Alle Preise im Überblick stehen auf der Preisseite.
07 / Anwendungsbeispiele
Büroprozesse automatisieren: wo KI im Alltag kleiner Betriebe ansetzt
Drei Bereiche, in denen sich der Aufwand häufig lohnt. Welche davon zu Ihrem Betrieb passen, zeigt der KI-Wirtschaftlichkeitscheck. Wie so etwas in der Praxis aussieht, steht im Beispiel aus dem eigenen Haus.
- Verwaltung: Rechnungs- und Bestelldaten werden ausgelesen und zur Prüfung vorbereitet. Die Freigabe bleibt bei Ihren Mitarbeitern.
- Firmenwissen: Informationen aus Handbüchern, Verträgen und internen Unterlagen werden auffindbar, mit Angabe der Quelle.
- Vertrieb: Angebotsinformationen werden aus vorhandenen Unterlagen zusammengestellt, damit ein Angebot schneller beim Kunden ist.
- Voraussetzung ist überall dieselbe: geeignete und aktuelle Unterlagen, passende Zugriffsrechte und ein klarer Umgang mit fehlenden oder widersprüchlichen Informationen. Je nach Aufgabe bleibt eine fachliche Prüfung nötig.
08 / Passt das zu Ihnen?
Für wen ich der richtige Partner bin. Und für wen nicht.
Ehrlich vorab spart beiden Seiten Zeit.
Das passt, wenn
- Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen führen oder dort Verwaltung, Buchhaltung, Betrieb, Service oder IT verantworten.
- bei Ihnen regelmäßig Daten aus E-Mails, PDFs, Rechnungen, Bestellungen oder Angeboten von Hand erfasst, gesucht oder immer wieder gleich beantwortet werden.
- Sie vor der Investition wissen wollen, was sie bringt und was sie kostet.
- Sie Mitarbeiter für einige Gespräche und für den Pilot freistellen können.
Das passt nicht, wenn
- Sie ein Werkzeug von der Stange suchen, ohne Ihre Abläufe anzusehen.
- Sie KI vor allem als Aushängeschild einsetzen möchten, ohne einen konkreten Nutzen für Ihren Betrieb zu verfolgen.
- Sie Rechtsberatung oder eine Compliance-Zertifizierung brauchen.
- bei der Einführung niemand aus Ihrem Team mitwirken kann.
09 / Häufige Fragen
Was Interessenten vorher wissen wollen
Lohnt sich das für einen Betrieb unserer Größe überhaupt?
Genau das klärt der KI-Wirtschaftlichkeitscheck, bevor größeres Geld fließt. Ich nehme bis zu drei Abläufe auf, erfasse den Aufwand und rechne Nutzen und Kosten mit offen gelegten Annahmen. Erst danach fällt eine Entscheidung.
Und wenn sich KI bei uns nicht lohnt?
Dann sage ich Ihnen das, mit Begründung und Zahlen. Nicht jeder Ablauf sollte automatisiert werden: Wenn Datenqualität, Volumen, Aufwand oder Nutzen nicht zusammenpassen, empfehle ich keine Umsetzung. Häufig zeigt der Check nebenbei, welche Funktionen Ihre vorhandenen Systeme schon mitbringen.
Was passiert mit unseren Firmendaten?
Datenschutz, Zugriffsrechte und menschliche Freigaben gehören von Anfang an zur Planung, nicht erst zur Abnahme. Verarbeitet wird nur, was Sie freigeben. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Müssen wir dafür neue Software kaufen?
Nicht unbedingt. Ich prüfe zuerst, welche Funktionen Ihre vorhandenen Systeme bereits bieten. Erst dann bewerte ich, wo zusätzliche KI-Unterstützung sinnvoll ist und was sie im Betrieb kostet.
Wie viel Zeit kostet uns das?
Auf Ihrer Seite braucht es für den Wirtschaftlichkeitscheck bis zu drei Interviews mit den Mitarbeitern, die die Abläufe heute machen, dazu Zugang zu den nötigen Daten und ein Ergebnisgespräch. Bewertung, Koordination der Umsetzung und Erfolgsmessung übernehme ich.
Was kostet die Beratung?
Die Vorbesprechung kostet 59 € netto für 20 Minuten. Der KI-Wirtschaftlichkeitscheck kostet 2.400 € netto, ein Pilot beginnt bei 5.800 € netto, die Produktivsetzung zusätzlich bei 3.600 € netto und die laufende Betreuung bei 490 € netto im Monat. Das sind Orientierungswerte: Verbindlich wird der Preis, wenn der Umfang feststeht. Hosting, Lizenzen, API-Verbrauch und Fremdkosten werden separat ausgewiesen.
Müssen wir etwas tun, wenn wir KI einsetzen?
Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen zu ergreifen, welche die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen. Beim eigenen Personal und bei allen, die in Ihrem Auftrag damit arbeiten. Die Pflicht gilt seit Februar 2025, seit Juli 2026 in entschärfter Fassung. Ein Zertifikat verlangt das Gesetz nicht. Was dahintersteckt und was sich geändert hat, steht auf der Seite KI-Kompetenzpflicht. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Was passiert in der Vorbesprechung?
Sie schildern mir Ihre Abläufe. Ich gebe Ihnen eine erste Einschätzung, welche davon sich für KI eignen, und sage Ihnen, was Ihre vorhandenen Systeme dafür schon mitbringen. Damit das in 20 Minuten gelingt, überlegen Sie sich vorab: Welcher Ablauf soll geprüft werden, wie oft kommt er im Monat vor, welche Systeme sind beteiligt, wie viel Zeit kostet er heute ungefähr, und geht es um erste Orientierung, einen konkreten Pilot oder eine geplante Umsetzung? Danach wissen Sie, ob sich eine genauere Prüfung lohnt.
Welcher Ablauf kostet Sie jede Woche am meisten Zeit?
Jede Woche ohne Entscheidung kostet dieselbe Handarbeit noch einmal. In meinem eigenen Rechnungseingang waren das sechs bis acht Stunden pro Woche. Die Vorbesprechung dauert 20 Minuten und kostet 59 € netto. Danach wissen Sie, ob sich eine genauere Prüfung lohnt. Den Termin wählen Sie selbst.
20 Minuten · 59 € netto