Für inhabergeführte Betriebe im Mittelstand
KI-Wirtschaftlichkeitscheck: erst rechnen, dann investieren
Ich nehme bis zu drei Ihrer Abläufe auf, messe den heutigen Aufwand und rechne Nutzen, Einführungs- und Betriebskosten dagegen. Danach wissen Sie, welcher Ablauf sich lohnt, welcher nicht und was ein erster Schritt kosten würde. Zum Festpreis, damit die Prüfung selbst kein Projekt wird.
Mehr als 30 Jahre IT- und Projekterfahrung · eigene KI-Entwicklung aus der Praxis · ITIL Foundation zertifiziert · 123Support GmbH, Nürnberg
01 / Kommt Ihnen das bekannt vor
Zehn Ideen, drei Angebote, keine Reihenfolge.
Die Frage ist selten, ob KI irgendetwas kann. Die Frage ist, ob es sich in Ihrem Betrieb rechnet. Und genau die beantwortet Ihnen niemand, der etwas verkaufen will.
- Drei Anbieter, drei Angebote, keines vergleichbar. Eines nennt 15.000 €, eines 60.000 €, und beide beschreiben ungefähr dieselbe Aufgabe.
- Im Haus liegt schon eine Lizenz für ein Werkzeug, das kaum jemand benutzt. Warum es angeschafft wurde, weiß niemand mehr genau.
- Jemand aus dem Team hat sich etwas gebaut, das erstaunlich gut funktioniert. Aber niemand traut sich, es auf echte Kundendaten loszulassen.
- Die Geschäftsführung fragt, was KI bringt. Die ehrliche Antwort wäre: Wir wissen es nicht, wir haben es nie gerechnet.
- Jeder Ablauf im Haus ließe sich irgendwie automatisieren. Welcher zuerst, das sagt Ihnen keiner.
02 / So läuft der Check
Vier Schritte, zwei bis drei Wochen.
Der Aufwand auf Ihrer Seite ist überschaubar: ein Vorgespräch, bis zu drei Interviews mit den Mitarbeitern, die die Abläufe heute machen, und ein Ergebnisgespräch. Den Rest mache ich.
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Abläufe auswählen
Im Vorgespräch legen wir fest, welche bis zu drei Abläufe geprüft werden. Meist sind das die, über die im Haus am häufigsten geklagt wird. Ich sage Ihnen auch, wenn ein Ablauf für eine Prüfung ungeeignet ist, bevor Sie dafür bezahlen.
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Aufwand messen statt schätzen
Ich spreche mit den Mitarbeitern, die den Ablauf täglich machen, nicht nur mit der Leitung. Wie oft kommt der Vorgang vor, wie lange dauert er wirklich, wo entstehen Rückfragen, Korrekturen und Sonderfälle. Genau diese Sonderfälle entscheiden später über Erfolg oder Misserfolg.
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Rechnen, mit offenen Annahmen
Erst prüfe ich, was Ihre vorhandenen Systeme schon können. Oft steckt die Hälfte der gewünschten Funktion in einer Lizenz, die Sie längst bezahlen. Dann rechne ich Nutzen, einmalige Einführungskosten, laufende Betriebskosten und Risiken gegeneinander. Jede Annahme steht offen im Bericht und kann von Ihnen nachgerechnet werden.
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Ergebnisgespräch
Wir gehen die Bewertung gemeinsam durch: welcher Ablauf sich eignet, welcher nicht, was ein Pilot kosten würde und was er belegen soll. Danach entscheiden Sie, ob es weitergeht. Ohne Anschlussverpflichtung.
03 / Das Ergebnis
Eine Entscheidungsgrundlage, die auch ohne mich noch trägt.
Kein Foliensatz mit Trendbildern. Ein Dokument, mit dem Sie in Ihre nächste Geschäftsführungssitzung gehen können.
- Eine Rangfolge der geprüften Abläufe: welcher zuerst, welcher später, welcher gar nicht.
- Je Ablauf eine Nutzenrechnung mit offen gelegten Annahmen. Sie können jede Zahl nachvollziehen und, wenn Sie anderer Meinung sind, selbst ersetzen.
- Eine Einschätzung, was Ihre vorhandenen Systeme bereits mitbringen, bevor irgendetwas Neues gekauft wird.
- Die Kostenseite vollständig: einmalige Einführung, laufender Betrieb, Lizenzen, Verbrauch, und der Aufwand, den Ihre eigenen Leute einbringen müssen.
- Die Punkte, an denen es scheitern kann: Datenqualität, Sonderfälle, Zuständigkeiten, Freigaben.
- Ein Vorschlag für einen ersten Piloten mit Zielen, die man hinterher messen kann. Oder die begründete Empfehlung, es zu lassen.
Bei meinem eigenen Rechnungseingang habe ich genau so gerechnet, bevor ich etwas gebaut habe. Ein Arbeitstag pro Woche ging für das Abtippen drauf. Heute ist es eine Stunde. Entscheidend war nicht die KI, sondern dass vorher klar war, welcher Teil des Ablaufs sich überhaupt lohnt.
04 / Umfang und Preis
Was im KI-Wirtschaftlichkeitscheck enthalten ist
Ein KI-Wirtschaftlichkeitscheck ist eine Vorabprüfung, bei der bis zu drei wiederkehrende Abläufe aufgenommen, ihr heutiger Aufwand gemessen und Nutzen, Einführungs- und Betriebskosten mit offen gelegten Annahmen gegengerechnet werden.
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Vorgespräch und Auswahl
Wir legen fest, welche Abläufe geprüft werden, und klären, welche Daten und Systeme ich dafür sehen muss.
enthalten
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Bis zu drei Interviews
Je Ablauf ein Gespräch mit den Mitarbeitern, die ihn heute machen. Dort kommen die Sonderfälle auf den Tisch, die in keiner Prozessbeschreibung stehen.
enthalten
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Systemprüfung
Was können Ihre vorhandenen Anwendungen und Lizenzen bereits, ohne dass etwas Neues angeschafft wird.
enthalten
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Nutzenrechnung und Priorisierung
Je Ablauf Aufwand heute, erwarteter Nutzen, Einführungs- und Betriebskosten, Risiken. Alle Annahmen offen gelegt und von Ihnen nachrechenbar.
enthalten
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Ergebnisbericht und Gespräch
Die schriftliche Entscheidungsgrundlage und ein gemeinsames Gespräch, in dem wir sie durchgehen. Danach entscheiden Sie frei, ob es weitergeht.
enthalten
2.400 € netto, Festpreis. Keine Abrechnung nach Aufwand, keine Nachforderung, wenn die Prüfung länger dauert als gedacht. Fremdkosten entstehen in diesem Schritt keine. Wenn sich im Vorgespräch zeigt, dass Ihr Fall deutlich umfangreicher ist als drei Abläufe, sage ich das vorher und wir legen den Rahmen neu fest.
05 / Bevor Sie buchen
Wann sich der Check lohnt. Und wann nicht.
Ich schicke lieber jemanden weg, als 2.400 € für eine Prüfung zu nehmen, die nichts bringt.
Der Check lohnt sich, wenn
- bei Ihnen regelmäßig Daten aus E-Mails, PDFs, Rechnungen, Bestellungen oder Angeboten von Hand erfasst oder gesucht werden.
- Sie vor einer Investitionsentscheidung stehen und eine belastbare Zahl brauchen, keine Einschätzung.
- mehrere Ideen im Raum stehen und jemand eine Reihenfolge festlegen muss.
- Sie Mitarbeiter für je ein Gespräch freistellen können, die die Abläufe wirklich machen.
- ein Angebot auf dem Tisch liegt und Sie wissen wollen, ob der Preis zum Nutzen passt.
Sparen Sie sich den Check, wenn
- der Ablauf weniger als ein paar Stunden im Monat kostet. Dann steht der Aufwand der Prüfung in keinem Verhältnis.
- Sie bereits genau wissen, was Sie umsetzen wollen, und nur noch jemanden zum Bauen suchen. Dann steigen wir direkt beim Piloten ein.
- die Entscheidung ohnehin schon gefallen ist und die Prüfung sie nur noch absichern soll.
- niemand im Haus Zeit hat, in der Umsetzung mitzuwirken. Ohne Ihre Leute funktioniert es später nicht.
06 / Wer prüft
KI-Strategieberater mit mehr als 30 Jahren IT-Erfahrung
Thomas Dillmann
Geschäftsführer der 123Support GmbH, Nürnberg
Als KI-Strategieberater verbinde ich Prozessanalyse, Wirtschaftlichkeitsprüfung und praktische Umsetzung. Ich entwickle selbst KI-Anwendungen und Automatisierungen und prüfe vor jeder Umsetzung, ob Aufwand, Nutzen und Risiko zusammenpassen.
Ich arbeite seit mehr als 30 Jahren in der IT: als Projektleiter, im IT-Management und bei Rollouts in gewachsenen Betrieben. Ich kenne den Unterschied zwischen dem, was in der Anbieterpräsentation läuft, und dem, was im Betrieb übrig bleibt.
Deshalb rechne ich lieber vorher. Ich bin ITIL Foundation zertifiziert und bleibe vom ersten Gespräch bis zur Einführung Ihr persönlicher Ansprechpartner.
07 / Häufige Fragen
Was Interessenten vorher wissen wollen
Was kostet der KI-Wirtschaftlichkeitscheck genau?
2.400 € netto als Festpreis. Darin enthalten sind das Vorgespräch, bis zu drei Interviews, die Systemprüfung, die Nutzenrechnung, der schriftliche Ergebnisbericht und das Ergebnisgespräch. Es wird nicht nach Aufwand abgerechnet, und es gibt keine Nachforderung, wenn die Prüfung länger dauert als geplant.
Wie viel Zeit kostet uns das im Haus?
Ein Vorgespräch von etwa einer Stunde, je geprüftem Ablauf ein Interview von ein bis zwei Stunden mit den Mitarbeitern, die ihn machen, und ein Ergebnisgespräch von ein bis zwei Stunden. Dazu Zugang zu den nötigen Unterlagen und Systemen. Insgesamt liegen Sie meist unter einem Personentag.
Und wenn am Ende herauskommt, dass sich nichts lohnt?
Dann steht das so im Bericht, mit Begründung und Zahlen. Das ist kein Fehlschlag, sondern das Ergebnis, für das Sie bezahlt haben. Ein belegtes Nein kostet 2.400 € und spart Ihnen unter Umständen ein fünfstelliges Projekt, das den Aufwand nie einspielt. Häufig zeigt der Check nebenbei, welche Funktionen Ihre vorhandenen Systeme schon mitbringen.
Müssen wir danach bei Ihnen weitermachen?
Nein. Der Bericht ist so geschrieben, dass er auch ohne mich trägt: offen gelegte Annahmen, nachvollziehbare Rechnung, benannte Risiken. Sie können damit ausschreiben, intern umsetzen oder es liegen lassen. Wenn Sie mit mir weitermachen wollen, folgt ein abgegrenzter Pilot ab 5.800 € netto.
Was passiert mit unseren Daten während der Prüfung?
Für die Prüfung brauche ich Einblick, keine Kopien. Wo Beispieldaten nötig sind, arbeiten wir mit wenigen anonymisierten Fällen. Datenschutz, Zugriffsrechte und menschliche Freigaben sind Teil der Bewertung, nicht ein Anhang am Ende. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Wir haben schon ein Angebot von einem anderen Anbieter. Bringt der Check dann noch etwas?
Gerade dann. Der Check sagt Ihnen, ob der angebotene Nutzen zu dem Preis passt und ob der beschriebene Ablauf überhaupt der ist, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet. Ich bewerte dabei die Sache, nicht den Wettbewerber.
Wie fangen wir an?
Mit einer kostenlosen Vorbesprechung von 30 Minuten. Sie schildern mir einen Ablauf, ich sage Ihnen, ob sich eine genauere Prüfung lohnt. Wenn nicht, sage ich das auch. Den Termin wählen Sie online selbst.
Welcher Ablauf kostet Sie jede Woche am meisten Zeit?
Nennen Sie mir in der Vorbesprechung einen einzigen Ablauf. Wie oft er vorkommt, welche Systeme beteiligt sind, wie lange er heute dauert. Danach wissen Sie, ob sich der Wirtschaftlichkeitscheck für Sie lohnt. Die Vorbesprechung kostet nichts und dauert 30 Minuten.